Bei einem einzelnen Gebäude können Rückfragen noch spontan gelöst werden. Bei zehn, fünfzig oder mehr Objekten wird genau diese Arbeitsweise schnell zum Engpass. Dann entscheidet vor allem der Prozess über Qualität und Geschwindigkeit.
Eine Datenstruktur für alle Standorte
Statt für jedes Objekt neue Listen zu erzeugen, sollte definiert werden, welche Stammdaten, Pläne, Flächen, Bauteilangaben und technischen Informationen grundsätzlich benötigt werden. Sonderfälle werden anschließend gezielt ergänzt.
Klare Zuständigkeiten vermeiden Schleifen
Wer liefert Pläne? Wer beantwortet Fragen zur Nutzung? Wer kennt die Anlagentechnik? Je früher Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten feststehen, desto weniger Projekte bleiben wegen einzelner Rückfragen liegen.
Mit einem Pilotobjekt starten
Bei großen Beständen kann es sinnvoll sein, den Ablauf zunächst an einem oder wenigen repräsentativen Objekten zu schärfen. Daraus entsteht eine Datenlogik, die anschließend auf weitere Standorte übertragen werden kann.
Fehlende Daten sichtbar machen
Eine gute Portfolio-Bearbeitung zeigt nicht nur, welche Informationen vorhanden sind, sondern auch, welche fehlen. So können offene Punkte gebündelt nachgefordert werden, statt immer wieder einzelne E-Mails auszulösen.